Die Projektbeschreibung muss folgende Aspekte beinhalten:
- eine detaillierte Projektmethodik
- eine klare Verteilung der Aufgaben
- die finanziellen Vereinbarungen zwischen den Partnern
- einen detaillierten Zeitplan
- Angaben zum Überwachungs-/Kontrollsystem
- Angaben zu den Instrumenten für eine Fristenkontrolle
Die Projektmethodik muss folgende Bestandteile umfassen:
- Bedarfsanalyse
- Ziele
- Monitoring
- Qualitätssicherungssystem
- Evaluationsstrategie (dazu gehören u.a. quantitative und qualitative Indikatoren, um die Erreichung der Projektziele zu bewerten)
Die Projektaktivitäten werden in „Arbeitspakete“ aufgeteilt. Ein Arbeitspaket definiert sich dabei als eine Reihe von Aktivitäten, die zur Erreichung spezifischer Ziele beitragen. Die Verbindung zu den spezifischen Zielen muss klar beschrieben werden. Das „Projektmanagement“ wird dabei als eigenes Arbeitspaket angelegt.
Es wird empfohlen, das Projekt in höchstens 5 Arbeitspakete (inklusive dem Arbeitspaket für das Projektmanagement) aufzuteilen.
Das Arbeitspaket „Projektmanagement“ deckt dabei alle horizontalen Aktivitäten ab, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind (u.a. Überwachung, Koordinierung, Kommunikation, Bewertung und Risikomanagement). Der Anteil des Pauschalbetrages für das Projektmanagement darf dabei höchstens 20 % des Gesamtbetrages umfassen.
Die Vergabe von Unteraufträgen für Dienstleistungen ist zulässig, sofern sie sich nicht auf die Kernaktivitäten zur Zielerreichung beziehen. Sie darf 20 % des Gesamtbetrags der Finanzhilfe nicht übersteigen.
Die Förderung erfolgt mittels eines einmaligen Pauschalbetrages, wobei drei Pauschalbeträge zur Auswahl stehen: 120.000 €, 250.000 € und 400.000 €.
Bei der Planung des Projekts muss die antragstellende Organisation – gemeinsam mit den Projektpartnern – den Pauschalbetrag wählen, der am besten geeignet ist, die Kosten des Projektes entsprechend der Ziele, Aktivitäten, Ergebnisse und der Projektdauer zu decken.
Hierbei ist eine effiziente Verwendung der Mittel und die Einhaltung des Kofinanzierungsprinzips zu gewährleisten. Es wird davon ausgegangen, dass das Projektbudget durch andere Finanzierungsquellen ergänzt wird, weshalb die voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts höher sein müssen als der beantragte Pauschalbetrag.
